"Хаоса не было". Кто и как организовывал мероприятия в рамках председательства Эстонии в Совете ЕС

Визит каждого гостя, включая ведущих мировых лидеров, плановые ужины и незапланированные выступления, подарки делегатам и экскурсии для глав государств — во время проведения масштабных встреч в рамках председательства Эстонии в Совете ЕС все было продумано до мелочей. Руководитель по логистике Тоомас Тирс рассказал ”МК-Эстонии”, как это было и с какими трудностями пришлось столкнуться за эти полгода серьезной работы, когда в Таллинне проходили многочисленные мероприятия на высоком уровне.

Почти за полгода в столичном ”Котле культуры” прошло в общей сложности 36 мероприятий разного масштаба, включая 10 неофициальных встреч министров. За это время ”Котел культуры” посетило более 11 000 человек, в том числе 1100 журналистов. Чтобы все гости остались довольны визитом в Эстонию, отдел логистики продумывал и просчитывал каждую мелочь.

Безопасность и протокол

- Чем занималась команда логистики?

- В самом простом смысле наш отдел — это оргкомитет мероприятий на высоком уровне в рамках председательства Эстонии в Совете ЕС. Сюда входит организация всего, начиная с транспорта, размещения, питания и заканчивая заказом мебели, подарков гостям и прочими мелочами.

- На чем возили по Таллинну важных гостей?

- Для высокопоставленных лиц мы организовывали два вида транспорта. Если это были министры, главы делегаций, то по протоколу мы осуществляли перевозку лимузинами или микроавтобусами для того, чтобы передвигаться между аэропортом, гостиницей и ”Котлом культуры” или местом ужина. Если было целесообразнее перевозить всех вместе, например, всех министров с ужина обратно в ”Котел культуры”, мы делали это на больших комфортабельных автобусах.

- Для всех передвижений делегатов перекрывалось движение на улицах Таллинна? Или это зависело от того, насколько важный человек едет?

- Мы очень редко перекрывали движение. Во время саммита мы старались гарантировать, чтобы поездка была гладкой. И тогда полиция решала, в каких местах на три-пять минут остановить движение. Если крайней необходимости не было, мы старались не прибегать к этой мере. Например, когда делегации ехали из аэропорта, в большинстве случаев мы не блокировали улицы. В сентябре кортежи шли вообще по трамвайным путям, чтобы никому не мешать. В начале июля проблемы на дорогах были не из-за нас, а из-за того, что ремонтировали трамвайные линии. Тогда образовывались большие пробки. Но с этим ничего не поделать, ремонт тоже необходим.

- То есть вы тоже слышали жалобы рядовых граждан на то, что из-за мероприятий председательства им приходится стоять в пробках?

- Звучали предположения, что будет хаос. Но хаоса не было. Я согласен, что в редких случаях были блокировки движения на 10-15 минут. Но тут ничего не поделаешь. Если эскортом нужно перевезти глав делегаций, это входит в наш протокол. Но было оповещение, автомобилисты могли в определенное время воспользоваться общественным транспортом или не ехать в центр без надобности. Я считаю, что полиции очень хорошо удавалось предупреждать население о таких моментах. Люди знали, что могут быть проблемы, поэтому в дни саммита в городе было очень спокойно.

- Сопровождение кортежей с сиренами и остановка движения зависит от того, кто едет, или от того, как быстро надо успеть?

- Таллинн — город маленький, поэтому у нас вопроса скорости почти нет. Здесь два других аспекта: с одной стороны, это протокол, с другой стороны, безопасность. Некоторым высокопоставленным лицам эскорт надо обеспечивать по соображениям безопасности. Плюс, согласно закону, глав государств, премьер-министров, министров иностранных дел других стран мы все равно должны перевозить с сопровождением, даже если уровень опасности у этой страны низкий.

В июне мы делали тестовый кортеж без сирен и мигалок. Оказалось, обычные люди не знают, что, если полицейская машина едет тихо, за ней сразу нельзя вставать, потому что дальше может ехать еще автомобиль. В нашем тесте были опасные ситуации, когда люди въезжали в эту колонну. Поэтому в кортежах полицейские сами принимали решение, если они не могут без сирен и мигалок гарантировать безопасность, то включали их.

- Охрана высокопоставленным лицам была предоставлена нашей стороной? Или они приезжали со своей?

- Было и так, и так. У каждой страны есть оценка уровня опасности. Если у государства она высокая, например, это страны, в которых существует угроза терроризма, тогда чиновники приезжали со своей охраной. Также есть должности, у которых оценка уровня опасности выше — это министры иностранных дел и министры обороны. А у министров окружающей среды или сельского хозяйства, естественно, оценка опасности ниже. Если министр приехал со своей охраной, это знак для нас, и тогда Эстония тоже предлагает дополнительную охрану, потому что мы гарантируем безопасность наших гостей. Если же чиновник приехал без своей охраны, значит, ему безопасно и так, и дополнительные меры не требуются.

”Офицеры” всегда на связи

- Я знаю, что к каждой делегации был прикреплен сопровождающий. И конкурс на эти места проводился среди рядовых жителей Эстонии. Кто мог претендовать на эту работу?

- Мне нравится словосочетание ”офицеры связи”, такой перевод дает словарь. Был публичный конкурс, подавать заявки могли абсолютно все. В январе мы получили 766 анкет. Было проведено много групповых работ, в которых кандидаты вместе разыгрывали смоделированные ситуации. Оттуда мы выбрали около 150 человек, всю подноготную которых проверила полиция. И чуть больше ста человек мы взяли по договору в качестве сопровождающих лиц. Офицеры связи могли сами выбирать, в каких встречах они хотят и могут принять участие, ведь большинство имели основную работу.

У нас были люди, которые говорили на 18 разных языках, в том числе русском, украинском, греческом. Для всех встреч министров мы старались подобрать из имеющихся кандидатур людей, которые говорят на их родном языке. Это был приятный сюрприз для делегаций. Ведь обычно можно говорить на английском, французском, итальянском. А у нас были почти все языки.

Например, когда я принимал участие в организации аналогичных мероприятий в Латвии в 2015 году, не было ни одного офицера связи с эстонским языком. У нас же было два человека, которые говорили по-латышски.

- Что входило в обязанности офицеров связи?

- Самое главное — это помощь и сопровождение министра во время его пребывания в Эстонии. Если проходит дипломатический визит, это обычная практика, что у министра есть сопровождающее лицо. Другое дело, что у нас в стране в одно время не один и не два министра, а почти 70. Поэтому вопрос в том, сколько таких сопровождающих необходимо одновременно.

Офицеры связи должны были просмотреть план визита, может быть, связаться с гостиницей, удостовериться, что все в порядке. У нас были небольшие подарки, надо было проследить, где делегация их получает. В общем, офицеры связи должны были обработать всю информацию, которая связана с приездом высокопоставленных лиц. Они встречали делегации в аэропорту, объясняли детали визита, отвечали на вопросы, помогали в организации внеплановых встреч, например, очень часто министры хотели поехать в посольство, помогали достать необходимые провода для телефонов или даже купить пару обуви. В общем, офицеры связи обеспечивали, чтобы те 24 часа или больше, которые министры проводят в Эстонии, прошли гладко.

- Логистика — это ведь и передвижение внутри зданий. Если отношения между странами, мягко говоря, прохладные, приходилось ли учитывать этот факт, чтобы делегаты этих государств случайно не пересеклись друг с другом вне официальной встречи?

- Мы не в силах учитывать все обстоятельства, если между странами есть проблемы. Конечно, мы знаем о конфликтах, существующих между определенным государствами. Но министры этих государств приехали в Эстонию на встречу, которую мы организовали как председатель Совета ЕС, они наши гости. Мы по протоколу делали все, что нужно.

- Расписания мероприятий продуманы по минутам. Что делали, если какая-то встреча выбивалась из графика?

- Да, такое случалось. Когда мы делаем программу, мы тоже не знаем, сколько человек захочет высказаться по теме. Например, планируется сессия на полтора часа, а выходит, что вопрос острый, например, ситуация с Северной Кореей, и высказаться хотят все. В итоге сессия занимает не полтора часа, а два с половиной. Со своей стороны, мы должны быть готовы к тому, чтобы кофе-паузу перенести или подавать кофе внутрь, обед сделать раньше или позже. Были разные обстоятельства. Еду уже готовили, а приходилось весь этот процесс притормозить, потому что делегаты задерживаются.

Но были и ситуации, когда дискуссия, скажем, до двух, а мы видим, что в половине первого сессия уже заканчивается. Тогда кейтеринг-фирме нужно было быстро готовить обед, чтобы 300 делегатов не ждали час свою еду. Были случаи, когда между встречей и ужином было запланировано время на отдых в гостинице, но эти два часа пропадали, и делегаты ехали с сессии сразу на ужин без перерыва.

У нас было буферное время, кофе-паузы, обеды, которые были использованы для работы. Это, конечно, мешает, но что поделаешь. Люди приехали сюда работать, и для нас было важно, что мы могли подстроиться под ситуацию.

Еда и не только

- Как выбирали фирмы, которые будут кормить высокопоставленных гостей?

- Мы организовали три государственных тендера: для обедов и ужинов, для питания делегатов, журналистов и сопровождающего персонала в ”Котле культуры” и для напитков. В ходе конкурса мы также искали главного повара, который составил бы меню и собрал команду.
Я очень рад, что у нас были две крупные кейтеринговые фирмы Carmen Catering и Event Catering, которые работали вместе. Легко делать ужин для 20 человек, а для 70 вип-персон, еще 300 делегатов и 250 сопровождающих — другое дело. У нас были вечера, когда в городе одновременно проходило пять ужинов. У одной фирмы в Эстонии таких объемов нет, поэтому хорошо, что у нас было две. Пеэтер Пихель был главным поваром. Но много других эстонских поваров высокого класса тоже работало на мероприятиях.

Мы хотели как-то показать эстонскую кухню. В брексите была одна позитивная вещь. Из-за того, что наше председательство началось в июле, мы могли готовить из свежих эстонских продуктов.

- Блюда как-то проверялись на безопасность?

- Да, но не могу сказать, как. Могу лишь отметить, что к безопасности мы относимся серьезно. Однако все равно есть люди, которые приезжают со своей водой и едят только то, что готовит их личный повар. В нашем случае подобного не было, но я знаю, что такое бывает.

- Были какие-то неожиданные элементы, которые в расписание своей поездки вносили сами гости?

- Внезапности были. Во время саммита и президент Франции Эммануэль Макрон гулял в центре города, и премьер-министр Великобритании Тереза Мэй. То есть тех делегатов, которые хотели гулять или встретиться с дипломатами своего посольства, было очень много. Были и те, кто хотел купить сувениры для детей, сладости, эстонские напитки. Министры — тоже люди.

Например, один из министров Франции решил, что хочет поужинать со своей делегацией не в ”Котле культуры”, а где-то с видом на море. Так что они поехали в ресторан. Это было их решение, они сами платили. Кто-то ездил на болота, кто-то даже отправился в Палдиски. Один болгарский министр сходил на балет. И наши сопровождающие лица помогали организовать все это.

- Чтобы организовывать такие масштабные мероприятия, где команда набиралась опыта?

- В каком-то смысле можно сказать, что нигде. Но это неправда в том смысле, что у нас в команде есть люди, которые помогали организовать встречу министров иностранных дел НАТО в 2010 году. К тому же, у нас люди из МИД, а мы говорим о встречах, которые похожи на государственные визиты. Просто сейчас таких встреч было много и в одно и то же время.

К тому же, когда мы искали людей, то отбирали тех, у кого был опыт в организации конференций. Это был плюс и в плане технической подкованности, и в плане организационных моментов. У нас были люди, занимающиеся театром, гиды, которые составляли программы.

У нас получилось лучше

- Вы участвовали в организации мероприятий во время председательства Латвии в Совете ЕС в 2015 году. В чем были отличия?

- В Латвии очень отличалось место. Большинство мероприятий проходило у них в новой библиотеке. Там огромные залы, и в одно время можно было проводить масштабные встречи. У нас такого места нет. ”Котел культуры” не мог в одно время принять больше одного крупного мероприятия, поэтому мы решили, что центрально организуем встречи только самого высокого уровня, а остальные министерства проведут сами. То есть больше 200 разных мероприятий организовали они.
В Латвии все было более централизованно. Там тоже была очень хорошая команда, но я бы сказал, что наша была еще лучше. Я думаю, у нас все было более гладко и спокойно. И лично мне больше нравятся наши небольшие подарки для делегатов.

- Почему для проведения мероприятий все-таки был выбран ”Котел культуры”?

- Потому что это единственное здание, которое было готово. Мы проводили конкурс, и у нас было пять кандидатов. Три из них — это здания, которых в реальности не было. Нам предлагали здание торгового центра Porto Franco, которого до сих пор нет. Нам предлагали здание в квартале Юлемисте, которое хотели переделать в конференц-центр, но и оно тоже не готово сейчас. Нам предлагали Певческое поле вместе с павильонами, но мы не хотели делать главные встречи не в реальных зданиях. Еще была Национальная библиотека, но в помещениях там есть препятствия, закрывающие обзор. Переводчикам надо видеть весь зал, и, если где-то стоит столб, такое помещение не подходит.

- Сколько часов по ночам вы спали все это время?

- Скажем так, я спал хорошо. До начала председательства мы провели несколько мероприятий, конференций, встреч в качестве тестов. 1 и 2 июня к нам приезжали канцлеры всех министерств иностранных дел ЕС. И мы сделали эту встречу как на уровне министров. То есть они проходили как вип-персоны, получали лимузины, мы встречали их по протоколу так, как должны встречать министров. Мы делали для них обед в ”Котле культуры”, провожали с эскортом. В общем, мы проверяли, как работает наша система.

До этого мы вместе с охраной, полицией, персоналом проводили друг для друга лекции. Мы проверяли планы эвакуации, инсценировали несколько раз пресс-конференции. Кто-то играл потерявшегося делегата, который зашел туда, куда не надо. Кто-то изображал журналиста. Отрабатывали проход перед камерами, фотографии. Мы сделали симуляцию того, как все должно будет пройти без делегатов, потом проиграли это с канцлерами, и к мероприятию эти уроки дали нам возможность почувствовать себя спокойнее и увереннее. Так что мы все могли спать более или менее спокойно.