Ручной труд бухгалтеров обходится предприятиям почти в 50 миллионов евро в год

Около 70% бухгалтерских документов в сегодняшней цифровой стране по-прежнему вводят вручную. Это означает, что значительная часть повседневной работы бухгалтера заключается в создании и отправке счетов. Тем не менее, Эстония уже некоторое время движется в сторону перехода на электронные счета. Что же такое электронный счет и почему стоит предпочесть именно его, а не файлы-счета, приходящие по электронной почте? Об этом рассказала консультант по разработке Merit Tarkvara Екатерина Шлейгель.

Несколько лет назад, переходя от бумажных счетов к безбумажным, компании подсчитывали, сколько деревьев удалось спасти, а о переходе на электронные счета говорили как о важной экономии времени как для потребителей, так и для бухгалтеров компаний. Консультант по разработке Merit Tarkvara Екатерина Шлейгель объяснила, что электронный счет – это быстрый и безопасный способ обмена счетами, поскольку информация в любом случае достигает получателя и исключается возможность человеческой ошибки.

„По сути, это документ, который автоматически перемещается между предприятиями и безопасно пересылается из одной системы в другую со всей необходимой для оплаты информацией. Например, электронный счет поступает непосредственно в банк и в бухгалтерскую программу и автоматически оплачивается в день платежа. Таким образом, вы можете быть уверены, что счет случайно не останется неоплаченным и не затеряется среди других писем в почтовом ящике“, - пояснил Екатерина Шлейгель. Электронный счет также является безопасным решением для отправителя, поскольку за его перемещением можно следить, и получатель не может впоследствии заявить, что не получил счет.

В то же время, по словам Екатерины Шлейгель, в Эстонии потенциал электронных счетов до сих пор не используется в полной мере. На практике ввод данных полученных по электронной почте счетов все еще осуществляется вручную. Например, статистика Merit Tarkvara за сентябрь показывает, что из 900 000 введенных счетов на продажу лишь 8% были отправлены в виде электронных счетов, а из 1,1 миллиона расходных документов в электронном виде поступили лишь 32%. Это означает, что только за сентябрь этого года бухгалтеры вручную ввели в программы более 700 000 документов.

На вопрос, почему электронные счета используются так редко, Шлейгель ответила, что их применение во многом зависит от того, принимает ли электронные счета партнер по сделке. Например, физическое лицо должно самостоятельно подать заявление в банк для получения электронных счетов за услуги, а компании должны активировать прием электронных счетов в бухгалтерской программе и подтвердить это в коммерческом регистре.

Другой причиной является плата за электронные счета. В среднем один электронный счет стоит сегодня 10 центов. „С одной стороны, говорят, что из-за этой платы электронные счета обходятся предприятию дорого, но при этом забывают о том, сколько времени и труда уходит на ручной ввод данных. Если бы компании также установили сравнительную цену на эту работу, стало бы очевидно, что электронные счета обходятся значительно дешевле“, - пояснила Шлейгель. По различным оценкам, ручной труд бухгалтеров стоит эстонским предприятиям около 4 миллионов евро в месяц, то есть почти 50 миллионов евро в год. „Для пользователей экономического программного обеспечения Merit обмен электронными счетами бесплатен, но статистика за сентябрь показывает, что этой возможностью воспользовались лишь 20% пользователей Merit Aktiva“, - рассказала консультант по разработке.

„Мы всегда ищем способы упростить работы по дому, например, используем посудомоечные машины, роботы-пылесосы или роботы-газонокосилки. Мы делаем все, чтобы не тратить драгоценное время на рутинные задачи и иметь возможность посвятить его себе, семье или увлечениям. Почему же мы не мыслим и не действуем таким же образом в том, что касается бизнеса и бухгалтерии? От автоматизации бухгалтерии выигрывают как потребители, так и предприятия-партнеры. Кроме того, вместо ввода данных бухгалтер может предложить компании большую ценность в качестве финансового консультанта, а руководитель сосредоточится на развитии бизнеса“, - отметила Екатерина Шлейгель.

Merit Tarkvara – эстонская компания по разработке программного обеспечения для бизнеса, основанная в 1991 году на местном капитале и принадлежащая крупнейшей в Европе группе компаний-разработчиков программного обеспечения для бизнеса – Visma Group. С помощью Merit Aktiva – бухгалтерского решения Merit Tarkvara – в Эстонии и Польше ежемесячно ведут бухгалтерский учет более 100 000 предприятий, а с помощью Merit Palk рассчитывается зарплата более 130 000 сотрудников.

Читайте RusDelfi там, где вам удобно. Подписывайтесь на нас в Facebook,Telegram,Instagram и даже в TikTok.