Как работает служба протокола Эстонии и почему председатель Еврокомиссии носит эстонский галстук
На ближайшие полгода Эстония стала председателем в Совете ЕС. Это значит, что иностранные делегации, встречи, переговоры, обсуждения – все это проводится не только в Брюсселе, но и в Таллинне, пишет "МК-Эстония".
А эстонской стороне нужно четко и точно организовать все визиты. Рийна Аасма — шеф протокольной службы, специалист с 20-летним опытом работы, который знает все про закулисье и тонкости работы.
– Есть ли какая-то разница в протоколе встреч, если сравнить время 20 лет назад и сейчас?
– Никакой. Времена меняются, протокол остается. Разница лишь в том, что 20 лет назад Эстония была совсем молодым государством и нам приходилось начинать все с нуля, учиться на своих ошибках. И до сих пор у нас нет какого-то учебного заведения, где обучали бы всем тонкостям протокола. Поэтому своим молодым коллегам я всегда говорю: ”Не ошибается только тот, кто ничего не делает”. Знание приходит с опытом, а в работе постоянно нужно быть готовым ко всему.
– Например?
– Самое простое и одновременно сложное — понять, что, придя на работу в службу протокола, нужно, во‑ первых, забыть про свое эго — мы не супер-
звезды, наша работа в тени, и мы работаем для людей, предугадывая их любые пожелания. Во-вторых, нужно подчиняться правилам игры. Например, соблюдать дресс-код и прочие правила, нарушив которые можно вызвать по меньшей мере недоумение. Ведь все визиты на высоком уровне — это не туризм. Это сложнейшая иерархия и система обмена знаками.
Отношение стран между собой можно понять по совершенно, казалось бы, незначительным знакам. Например, на встрече стулья одной из сторон могут быть на несколько сантиметров выше. На языке дипломатии это уже довольно ясный сигнал о том, кто главный. А служба протокола отвечает за то, чтобы вся программа визита была продумана до мелочей и не было бы никаких накладок, которые могут спровоцировать международный конфликт.
В этом мире встречают по одежке
– С чего начинается подготовка встречи? Я читала, что встречи президентов готовятся едва ли не за год.
– По-разному бывает. Знаю, что визит Барака Обамы в Эстонию коллеги подготовили за три недели. Но к нынешнему председательству мы начали готовиться за пять лет. В целом, как я уже говорила, служба протокола должна угадать каждый шаг, который сделает гость, ступив на землю Эстонию, вплоть до момента, когда он ее покинет. Нужно знать, что он любит, что не любит, куда посмотрит, что захочет. Мы всегда интересуемся у помощников гостя, имеются ли у него какие-то особые требования — например, может быть аллергия. Или человек не может передвигаться на длинные дистанции.
Некоторые политики совсем не прочь совершить пробежку. Это значит, что нам нужно организовать охрану, которая будет бежать рядом. Такие запросы вовсе не редкость. Многие чиновники ЕС — очень спортивные люди! Я помню, один раз у нас был очень высокий гость из Германии, и охранники бегали с ним. Сейчас это норма.
– Служба протокола — это не только организация спортзала и охраны.
– Да. Это полная разработка программы визита: от логистики и размещения в гостинице до подготовки порядка выступлений и встреч, культурной программы и организации питания. Прежде всего, нам нужно знать, кто к нам едет и каковы цели визита. Дальше начинается подготовка, потому что, например, встреча особ королевской крови или чиновников ЕС — совершенно разные уровни. Для королевских особ используется иной уровень протокола, у нас это редкость, поэтому приходится очень тщательно собирать информацию и готовиться.
Помню, один раз мы встречали короля и королеву Норвегии. Дамы нашей протокольной службы приехали встречать высоких гостей в шляпках — мы специально искали их по магазинам. Подготовились, ждем. И тут к нам спешит сотрудница протокола с норвежской стороны и говорит, что шляпки лучше снять — мы на работе, поэтому требования не столь строгие. Вот если бы кто-то из нас на встрече официально представлял Эстонию, тогда да, шляпка была бы необходима. Или на вечернем приеме. А поскольку мы исполняем рабочие обязанности, таких формальностей нет.
– Ведь не казнят же, если кто-то, забывшись, пожмет руку Елизавете Второй?
– Нет, конечно. Но протокол и соблюдение правил — это уважение статусов. Особый дипломатический язык. А мы представляем Эстонию и очень стараемся сделать все для того, чтобы страна выглядела достойно, показать, что мы уважаем наших гостей. Поэтому, если протоколом расписано, как нужно встречать гостя соответственно его рангу, мы это сделаем. И служба протокола не может себе позволить какую-то вольность даже в одежде. Потому что одежда — это тоже зашифрованные послания другой стороне. Если не будут соблюдены определенные правила, отношение к стране изменится.
– Сейчас у нас, по эстонским меркам, жарко. Я, собираясь на встречу с вами, хотела одеться по всем правилам делового этикета. Но в +23 лучше надеть легкий топ и летящую юбку. Если бы я работала в службе протокола?
– Я бы деликатно попросила вас переодеться. На работе мы надеваем маски. Индивидуальность — это прекрасно. Но мы являемся представителями страны, работаем с высокопоставленными людьми и обязаны выглядеть на соответствующем уровне. Например, у наших сотрудниц всегда в сумочке запасная упаковка с колготками — нельзя быть с голыми ногами. Я на днях спешила на встречу с вице-президентом США Майком Пенсом, поскользнулась и упала. Колготки порвались, запасных не оказалось, времени не было. Я думала, что я где-то просто спрячусь, чтобы меня не видели. Понимаете, в этом мире встречают по одежке. Если работник протокола не будет выглядеть корректно, отношение тоже будет таким же. Это же, кстати, касается и политиков.
Я читала мемуары бывшего генсекретаря НАТО. И он рассказывает о том, что его первая командировка была в Африку. Тогда он узнал, что такое протокол. Неважно, 40 или 45 градусов жары. Просто десять раз в день меняешь рубашку. Меняешь костюм столько, сколько нужно. Но в шортах на встречу ты не явишься. Это дипломатия.
Служба протокола не знает слова ”нет”
– Как можно оценить уровень наших дам?
– У нас проблем с соблюдением дресс-кода нет. Все на уровне. Проблема лишь в том, что страна очень маленькая и все одеваемся в одних магазинах. У мужчин это не так заметно. А вот когда речь идет о женщинах… На днях был забавный казус. Чтобы на встрече с Майком Пенсом не попасть впросак, мы связались со службой протокола президента и уточнили, что планирует надеть президент Керсти Кальюлайд. Нам сказали, что вот такого платья точно не будет. Начинается встреча, и мы видим, как наш президент выходит в ”незапланированном” платье. А одна из моих коллег в таком же, хоть и другого цвета. Никто ничего не заметил, потому что выглядело все иначе, но…
– Как вести себя в неловких ситуациях? Платье — наверное, мелочь на фоне того, что внезапно что-то пошло не так?
– Главная заповедь сотрудника протокольной службы — не бегать. Беготня — признак паники. Совсем недавно у меня была экстренная ситуация. Очень высокого ранга чиновник должен был выступать с речью. Публика, телевидение, до начала десять минут. И я вижу, что у него в глазах ужас: он потерял текст. Я в тот момент подумала, что сейчас умру. Ни у кого из нас не было распечатанного еще одного дубликата речи! Но! Важно не столько искать, сколько знать, у кого спросить. Мы раздобыли его бумаги, и чиновник был спасен. Это очень серьезный стресс, им же важно представить свое государство с наилучшей стороны. А для нас это вызовы и очень интересная работа. Иногда приходится на ходу менять программу, потому что кому-то внезапно стало, например, плохо.
– Как вы координируете логистику и что делать, если график сбивается?
– Продумать маршруты гостей — целое искусство. Нужно выбрать самый логичный путь, потревожив при этом наименьшее количество населения. Представьте, что может начаться, если какой-то большой визит мы назначим, например, на 1 сентября и будут перекрыты все дороги. Эти моменты мы вместе с полицией всегда должны очень тщательно продумать. Полиция перекрывает движение на считанные минуты — по мере передвижения кортежа закрываются отдельные отрезки дороги.
Что касается программы, то тут тоже свои тонкости. Например, на празднование председательства Эстонии в Совете ЕС мы подготовили прекрасную культурную программу для наших гостей. Но умер Гельмут Коль, и многие чиновники поехали на похороны. Нам пришлось отменить празднование и культурную программу. Всегда нужно быть готовым к таким решениям.
А когда мы разрабатываем детальную программу визита, то иногда параллельно разрабатываем и план Б, особенно если мероприятие планировалось на свежем воздухе. Иногда встречи заканчиваются раньше — тоже нужно чем-то заполнить паузу, потому что приехать на следующее мероприятие раньше назначенного срока неприлично. Кое-что придумываем сами, но часто спрашиваем наших гостей, что они хотели бы посмотреть.
– Бывает так, что приходится отказывать?
– Сотрудник службы протокола не имеет в лексиконе слова ”нет”. Даже если мы вынуждены отказать, то это нужно делать через согласие: ”Да, это мы обязательно осуществим, но после вот этих мероприятий”. Это дипломатия. При этом, если вдруг гость решил куда-то неожиданно пойти, мы не можем ему препятствовать. Приходится на ходу менять распорядок и подстраиваться.
Подарок говорит о многом
– Как ведет себя население, когда видит известных политиков на улицах Таллинна?
– Спокойно и вежливо. Иногда просят сделать фотографию на память или дать автограф.
– Чем можно занять чиновников и их супругов на время, когда нет официальных встреч?
– Мы всегда стараемся познакомить гостя со всем лучшим, что есть в нашей стране. Например, если планируется ужин в ресторане, то параллельно готовится и культурная программа с учетом пожеланий или увлечений наших гостей. Для супругов чиновников, многие из которых очень любопытные люди, интересующиеся разными аспектами, мы готовим отдельные программы. И всегда с удовольствием знакомим их с достижениями нашей страны. Ведь, например, если речь идет о дизайне — это далеко не всегда значит, что речь только о моде. Дизайн может быть любым — от мобильных приложений до велосипедов.
Недавно мы ездили с делегацией на ночную экскурсию в обсерваторию. Это было очень увлекательно, и всем очень понравилось. А для представителей СМИ из стран ЕС мы подготовили программу, которая знакомит с населением Эстонии — чем живут наши люди, чем занимаются, как и где работают. Тоже было здорово.
– Сейчас речь шла о группах. А как организуется работа с каждым человеком? Ведь невозможно сотрудникам службы протокола уследить разом за всем.
– Для работы с министрами из ЕС у нас есть так называемые ”связные”, которых мы пригласили на работу на эти полгода. Сто человек, которые прошли огромный конкурс — было более 800 кандидатов. Они сопровождают каждого министра буквально как тени. И всегда на связи, так что, если нужно получить или передать какую-то срочную информацию, это можно сделать мгновенно. Они в курсе всех планов ”своего” министра, а также его привычек, предпочтений и прочих подробностей. И без них я не представляю, как бы мы справлялись. Кроме того, сами по себе ”связные” очень интересные люди. Среди них есть даже бывшие члены Рийгикогу, а также музыканты, архитекторы. Некоторые специально прилетели сюда, чтобы поработать с нами!
– Еще одной очень важной частью международных отношений является обмен подарками. Это тоже ответственность службы протокола?
– Да. Но не только. У нас заготовлены подарки для большей части визитеров — около 15 000 шарфов для дам и примерно столько же галстуков для мужчин. Кстати, если говорить о дипломатических символах и посланиях. Мы подарили президенту Еврокомиссии Жан-Клоду Юнкеру дизайнерский галстук. И он надел его на встречу с Дональдом Трампом и Владимиром Путиным. Это очень символично и знаково! Поэтому подарки имеют огромное значение. И они вовсе не являются формальностью.
Например, первые лица государства считают важным принимать участие в выборе. Эвелин Ильвес всегда старалась подарить что-то, изготовленное вручную, какую-то местную особенность. Например, хлеб. Важна и стоимость подарков. Мы не можем дарить что-то очень дорогое вовсе не потому, что нет денег, а из-за того, что в ЕС имеется жесткий регламент. Мы стараемся удивить чем-то необычным. Сейчас вот в качестве сладостей дарим мох в шоколаде. Вроде бы конфета, но выглядит потрясающе и на вкус необычно.
Подарок может быть крохотным. Важно, чтобы он был сделан от чистого сердца. Один раз к нам с официальным визитом приезжала президентская чета из Финляндии. И мы с дизайнерами думали, что же им такое подарить. Один из дизайнеров вспомнил, что супруга президента без ума от своей собаки. И специально для первой леди была изготовлена брошь с портретом ее любимицы. Вы бы видели, какая искренняя эмоция была! До слез! И в дипломатических отношениях такой уровень внимания говорит о многом.
– И под конец провокационный вопрос: кто лучше, с точки зрения протокола?
– Тот, кто тебя слушается. (Смеется.) Но интереснее всего работать с непредсказуемыми и своеобразными людьми. Например, с президентом Леннартом Мери у нас каждый день был сюрпризом.
